Pertanyaan Umum Tentang Organisasi

Kali ini saya akan memberikan jawaban-jawaban umum yang sering dipertanyakan dalam hal berorganisasi. yang dirangku dari berbagai sumber, mudah-mudahan membantu rekan-rekan semua

1	Apa ciri-ciri dari organisasi ? a.  Adanya suatu kelompok orang yang dapat dikenal dan saling mengenal b.  Adanya kegiatan yang berbeda-beda, tetapi satu sama lain saling berkaitan c.  (interdependent part) yang merupakan kesatuan kegiatan d.  Tiap-tiap orang memberikan sumbangan atau kontribusinya berupa pemikiran, tenaga, kemampua e.  Adanya kewenangan, koordinasi dan pengawasan f.   Adanya tujuan yang ingin dicapai
2	Jelaskan beberapa prinsip penting dari organisasi ? a.  Prinsip Skala Hirarkhi artinya dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan. b.  Prinsip Kesatuan Perintah artinya seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja c.  Prinsip Pendelegasian Wewenang artinya seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi d.  Prinsip Pertanggungjawaban artinya dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan. e.  Prinsip Pembagian Pekerjaan artinya dalam suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi. f.   Prinsip Rentang Pengendalian artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya. g.  Prinsip Fungsional artinya bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya. h.  Prinsip Pemisahan artinya bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada orang lain. i.   Prinsip Keseimbangan artinya keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. j.   Prinsip Fleksibilitas artinya organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya. k.  Prinsip Kepemimpinan artinya dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.
3	Sebutkan beberapa pengelompokan organisasi ? jelaskan Pengelompokan organisasi dapat dilakukan dengan menggunakan kriteria : a.     Berdasarkan jumlah orang yang memegang pucuk pimpinan, (1) bentuk tunggal, yaitu pucuk pimpinan berada ditangan satu orang, semua kekuasaan dan tugas pekerjaan bersumber kepada satu orang. (2) bentuk komisi, pimpinan organisasi merupakan suatu dewan yang terdiri dari beberapa orang, semua kekuasaan dan tanggung jawab dipikul oleh dewan sebagai suatu kesatuan b.     Berdasarkan lalu lintas kekuasaan, bentuk organisasi ini meliputi; (1) organisasi lini atau bentuk lurus, kekuasaan mengalir dari pucuk pimpinan organisasi langsung lurus kepada para pejabat yang memimpin unit-unit dalam organisasi, (2) bentuk lini dan staff, dalam organisasi ini pucuk pimpinan dibantu oleh staf pimpinan ahli dengan tugas sebagai pembantu pucuk pimpinan dalam menjalankan roda organisasi, (3) bentuk fungsional, bentuk organisasi dalam kegiatannya dibagi dalam fungsi-fungsi yang dipimpin oleh seorang ahli dibidangnya, dengan hubungan kerja lebih bersifat horizontal. c.     Berdasarkan sifat hubungan personal, yaitu (1) organisasi formal, adalah organisasi yang diatur secara resmi, seperti : organisasi pemerintahan, organisasi yang berbadan hukum (2) organisasi informal, adalah organisasi yang terbentuk karena hubungan bersifat pribadi, antara lain kesamaan minat atau hobby. d.     Berdasarkan tujuan, organisasi ini dapat dibedakan, yaitu : (1) organisasi yang tujuannya mencari keuntungan atau ‘profit oriented’ dan (2) organisasi sosial atau ‘non profit oriented’ e.     Berdasarkan kehidupan dalam masyarakat, yaitu (1) organisasi pendidikan, (2) organisasi kesehatan, (3) organisasi pertanian f.     Berdasarkan fungsi dan tujuan yang dilayani, yaitu (1) Organisasi produksi, misalnya organisasi produk makanan, (2) Organisasi berorientasi pada politik, misalnya partai politik (3) Organisasi yang bersifat integratif, misalnya serikat pekerja (4) Organisasi pemelihara, misalnya organisasi peduli lingkungan, dan lain lain. g.     Berdasarkan pihak yang memakai manfaat, organisasi ini meliputi; (1) Mutual benefit organization, yaitu organisasi yang kemanfaatannya terutama dinikmati oleh anggotanya, seperti koperasi, (2) Service organization, yaitu organisasi yang kemanfaatannya dinikmati oleh pelanggan, misalnya bank, (3) Business Organization, organisasi yang bergerak dalam dunia usaha, seperti perusahaan-perusahaan, (4) Commonwealth organization, adalah organisasi yang kemanfaatannya terutama dinikmati oleh masyarakat umum, seperti organisasi pelayanan kesehatan, contohnya rumah sakit, Puskesmas.
4	Menurut saudara, apa yang dapat disimpulkan dari kejadian perubahan atau reformasi, dikaitkan dengan teori tentang organisasi ? o   Secara umum reformasi adalah suatu perubahan atau restrukturisasi terhadap konsep, strategi atau kebijakan yang berkaitan dengan berbagai dimensi dari kehidupan bangsa dan negara, yang mengacu kepada tata nilai, norma, budaya, falsafah dan paradigma yang mempertimbangkan ancaman dan peluang maupun perkembangan zaman yang harus dihadapi oleh bangsa. o   Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa reformasi dikaitkan dengan organisasi adalah terjadinya perubahan konsep, strategi dan kebijakan, dan perubahan yang terjadi didasarkan pada tata nilai, norma, budaya dan falsafah kehidupan masyarakat, serta muncul paradigma baru sebagai upaya mengantisipasi berbagai ancaman, dengan memanfaatkan peluang yang ada. o   Realita adanya reformasi adalah dengan adanya perubahan yang mendasar dalam kehidupan saat ini, yaitu terjadinya perubahan paradigma pembangunan pemerintahan, kemasayarakatan, sosial dan swasta menjadi ‘Paradigma Pelayanan’. Dengan paradigma baru ini, mendorong terjadinya perubahan konsep yang sangat mendasar dalam pembangunan.
5	Upaya apa yang harus dilakukan suatu organisasi agar tetap exist atau mampu menjalankan fungsinya secara optimal? a.  Fungsi organisasi harus berjalan sesuai tujuan organisasi yang telah ditetapkan dari masing-masing bagian dalam organisasi itu sendiri. b.  Fungsi dan bentuk organisasi merupakan satu kesatuan bentuk yang harus dipahami dengan benar dan tepat guna agar tercapainya tujuan organisasi dengan baik dan benar, sesuai visi dan misi organisasi itu sendiri. c.  Perubahan-perubahan dalam organisasi sangat diperlukan untuk mengevaluasi kinerja masing-masing bagian, sehinngga perubahan yang mendasar itulah menjadi tolok ukur dalam perubahan organisasi itu sendiri untuk mencapai tujuan.
6	Sebut dan Jelaskan fungsi-fungsi manajemen ? o   Manajemen secara umum merupakan suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Fungsi-fungsi manajemen adalah : a.     Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan, perencanaan dimulai dengan keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi, tanpa rumusan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya yang tidak efektif. b.    Merumuskan keadaan saat ini, karena tujuan dan rencana menyangkut masa yang akan datang, manajeman harus memposisikan perusahaan mulai dari sekarang atas tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan sangat penting, maka manajemen memerlukan kebutuhan informasi-informasi keuangan dan data statistik yang didapat melalui komunikasi dalam organisasi c.     Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan yang ada untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan, oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan baik internal maupun eksternal, bagaimanapun sulit dialakukan, antisipasi keadaan, masalah dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi diwaktu mendatang merupakan bagian esensi dari proses perencanaan d.     Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.
7	Jelaskan pengertian efektif dan efisien ? a.     Efektif (berdaya guna) didalam suatu organisasi adalah perencanaan yang lebih matang dengan dirumuskan oleh lini atas manajemen di dalam organisasi. Kemudian dijalan kan oleh berbagai lin dari atas sampai bawah. Dilanjutkan pengendalian yang matang dan mantap dari pimpinan atau menajer atas, menengah dan bawah, yang kemudian membutuhkan pengawasan organisasi dari bawah ke atas dengan disiplin dan patuh kepada peraturan yang disusun dalam organisasi. b.     Efisien (berhasil guna) didalam suatu organisasi adalah pengendalian yang matang dan mantap dari pimpinan atau menajer atas, menengah dan bawah, yang kemudian membutuhkan pengawasan organisasi dari bawah ke atas dengan disiplin dan patuh kepada peraturan yang disusun dalam organisasi dengan menerapkan prinsip-prinsip management seperti planning, organizing, actuating, controlling dan lain sebagainya tujuan organisasi dapat diupayakan untuk dicapai dengan lebih baik.
8	Salah satu prinsip organisasi adalah fleksibilitas, jelaskan ? o   Definisi organisasi secara umum merupakan sistem kerjasama antara dua orang atau lebih secara rasional dan sistematis untuk mencapai tujuan organisasi dan membangun masa depan organisasi. o   Prinsip Fleksibilitas dalam organisasi artinya suatu organisasi yang dibangun senantiasa pertumbuhan dan perkembangan (dinamis) sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.
9	Coba jelaskan maksud pribahasa berikut: “Without goals, and plans to reach them, you are like a ship that sail with no destination” (Fritzhugh Dodson) “Tanpa tujuan akhir, dan perencanaan, anda seperti sebuah kapal yang berlayar dengan tidak ada tujuan” itulah perumpamaan bagi orang yang tidak punya tujuan dalam hidupnya.